Simulador de Gastos Deducibles

Qué hace que un gasto sea deducible

Para las actividades económicas en estimación directa, la normativa del IRPF remite en gran medida a las reglas del Impuesto sobre Sociedades. En la práctica, un gasto es deducible cuando cumple a la vez estos requisitos:

Si falla cualquiera de ellos, la Agencia Tributaria puede rechazar el gasto en una comprobación, aunque se trate de un desembolso real.

• Vinculación con la actividad: el gasto debe ser necesario para obtener los ingresos del negocio. En los bienes de uso mixto solo se deduce la parte afecta.
• Justificación documental: debe acreditarse con una factura completa a nombre del titular de la actividad y con su NIF. Un ticket simplificado no suele ser suficiente.
• Registro: tiene que anotarse en el libro registro de gastos o en la contabilidad.
• Imputación temporal correcta: se deduce en el ejercicio en que se devenga, con independencia de cuándo se pague, salvo que se haya optado por el criterio de cobros y pagos.

Cómo calcula el ahorro el simulador

El simulador anualiza los importes (los multiplica por 12 si eliges mensuales) y aplica a cada concepto su regla: el 100 % para el alquiler del local, la asesoría, la publicidad, el material de oficina, la amortización de equipos informáticos, la formación, los seguros de la actividad, las dietas y la cuota de autónomos; el 50 % para el teléfono e internet de uso mixto; el porcentaje de la vivienda afecto a la actividad que indiques para el IBI, la comunidad, el alquiler o los intereses de la vivienda, y el 30 % de ese porcentaje para sus suministros. El vehículo solo se computa, al 100 %, si marcas que su uso es exclusivo para la actividad; si no, su deducción en el IRPF es cero. El seguro de salud se limita a 500 euros por cada persona cubierta.

La suma de los importes deducibles se multiplica por el tipo marginal que selecciones entre los tramos orientativos de la escala general (19 %, 24 %, 30 %, 37 %, 45 % o 47 %). El tipo marginal es el que grava el último euro de beneficio y, por tanto, el que refleja cuánto impuesto dejas de pagar al deducir un gasto. No debe confundirse con el porcentaje de retención que aplicas en tus facturas.

Los porcentajes se basan en las reglas generales del IRPF, pero la parte realmente deducible depende de cada caso: la proporción de la vivienda debe estar declarada y ser coherente con los metros destinados a la actividad, las dietas deben respetar los límites diarios y el vehículo tiene reglas específicas que se explican más abajo. Además, si los gastos te hacen bajar de tramo, parte del ahorro se produce a un tipo menor que el seleccionado.

Ejemplo práctico

Con los importes mensuales que el simulador muestra por defecto, que suman 1.200 euros al mes, el gasto anual asciende a 14.400 euros y el total deducible, a 14.160 euros. Los conceptos de la actividad deducibles al 100 % aportan 9.840 euros; la cuota de autónomos, 3.600 euros; el seguro de salud, 480 euros, por debajo del límite de 500 euros para una persona, y el teléfono de uso mixto, 240 euros, la mitad de su importe.

Con un tipo marginal del 30 %, el ahorro estimado en el IRPF es de 4.248 euros; con el 24 %, de 3.398,40 euros. La diferencia muestra hasta qué punto el mismo gasto tiene un impacto fiscal distinto según el nivel de beneficios del autónomo.

La conclusión importante es que un gasto deducible no sale gratis: reduce el impuesto en proporción al tipo marginal, pero el resto del desembolso lo sigues asumiendo tú. Gastar solo para pagar menos impuestos rara vez tiene sentido económico.

Reglas específicas que conviene conocer

Algunas partidas tienen un tratamiento propio en el IRPF que conviene revisar antes de incluirlas en la declaración:

• Vehículo: en el IRPF la regla general es que solo se deduce si se utiliza de forma exclusiva en la actividad, con excepciones como los vehículos de transporte de mercancías, los de representantes o agentes comerciales, los de autoescuelas o los de transporte de viajeros. Por eso el simulador solo lo computa si marcas el uso exclusivo. El 50 % de afectación es una presunción del IVA, no del IRPF.
• Suministros en la vivienda: agua, luz, gas, telefonía e internet se deducen en el 30 % de la proporción de la vivienda afecta a la actividad, siempre que esa afectación se haya declarado. El alquiler, el IBI, la comunidad o el seguro del hogar se deducen en proporción a los metros afectos.
• Dietas: los gastos de manutención del propio autónomo son deducibles si se producen en establecimientos de restauración y hostelería, se pagan por medios electrónicos y no superan 26,67 euros diarios en España o 48,08 euros en el extranjero, importes que se duplican cuando se pernocta fuera del municipio habitual.
• Seguro de salud: las primas del autónomo, su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él son deducibles hasta 500 euros por persona y año, o 1.500 euros en caso de discapacidad.
• Equipos y bienes de inversión: ordenadores, mobiliario o vehículos no se deducen de una vez, sino mediante la amortización anual según las tablas oficiales. Existe libertad de amortización para elementos nuevos de escaso valor, de hasta 300 euros por unidad, con un límite de 25.000 euros al año.
• Cuota de autónomos y gastos de difícil justificación: las cotizaciones al régimen de autónomos son deducibles, y en estimación directa simplificada se admite además un porcentaje del rendimiento neto por gastos de difícil justificación, con un límite de 2.000 euros anuales.

Errores habituales

La mayoría de las regularizaciones en materia de gastos se deben a fallos que se pueden evitar con un poco de orden:

• Deducir gastos personales o familiares, como comidas sin relación con la actividad, ropa de uso cotidiano o viajes de ocio.
• Aplicar el mismo porcentaje en el IRPF y en el IVA: son impuestos distintos y los criterios de deducción no siempre coinciden.
• Deducir de golpe la compra de un ordenador o un vehículo que debería amortizarse en varios años.
• Conservar solo tickets en lugar de facturas completas con los datos del titular.
• Deducir los suministros completos de la vivienda cuando solo una parte está afecta a la actividad.