Gastos deducibles para autónomos: qué deducir y cómo justificarlo

Los tres requisitos que debe cumplir todo gasto

En estimación directa, normal o simplificada, el rendimiento de la actividad se calcula restando a los ingresos los gastos necesarios para obtenerlos. Para que Hacienda admita un gasto deben cumplirse tres condiciones a la vez, y la falta de cualquiera de ellas basta para que lo rechace en una comprobación.

La primera es la afectación: el gasto debe estar vinculado a la actividad y ser necesario para ella. La segunda es la justificación documental, normalmente con factura completa a tu nombre y con tu NIF. La tercera es el registro: el gasto tiene que estar anotado en el libro registro de gastos o de bienes de inversión y, cuando corresponda, imputado en el ejercicio en que se devenga.

• Afectación: relación directa con la actividad declarada en el modelo 036.
• Justificación: factura completa con tus datos; el ticket sin identificar es un documento débil.
• Registro: anotado en los libros y en el periodo correcto.
• Pago trazable: los pagos en efectivo a empresarios o profesionales están limitados a menos de 1.000 euros por operación.

Gastos que casi siempre son deducibles

Hay un grupo de gastos que rara vez plantea dudas si están bien documentados. La propia cuota de autónomos, incluida la tarifa plana, es deducible íntegramente en el IRPF. También lo son el alquiler de un local u oficina, los honorarios de gestoría o asesoría, las comisiones bancarias de la cuenta que usas para la actividad, el software y las suscripciones profesionales, la publicidad, el material de oficina y las compras de mercancía.

Los bienes de inversión, como un ordenador, un vehículo o el mobiliario, no se deducen de golpe, sino mediante amortización a lo largo de su vida útil. En la tabla simplificada, por ejemplo, los equipos para procesos de información admiten un coeficiente máximo del 26 % anual y el mobiliario del 10 %. Como empresa de reducida dimensión, puedes amortizar libremente los elementos nuevos de hasta 300 euros de valor unitario, con un límite de 25.000 euros al año.

Quienes tributan en estimación directa simplificada pueden restar además un 5 % del rendimiento neto positivo en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación, con un máximo de 2.000 euros al año. No requiere factura, pero se calcula sobre el rendimiento ya minorado por el resto de gastos.

Trabajar desde casa: vivienda y suministros

Si trabajas desde tu vivienda y has declarado en el 036 la parte afecta a la actividad, puedes deducir la proporción correspondiente de los gastos del inmueble: alquiler, IBI, comunidad, seguro de hogar o, si es tuya, la amortización de la construcción. La proporción se calcula normalmente por metros cuadrados. Un despacho de 18 metros en una vivienda de 90 supone un 20 % de afectación.

Los suministros, es decir, agua, gas, electricidad, telefonía e internet, tienen una regla específica en el artículo 30 de la Ley del IRPF: se deduce el 30 % de la proporción afecta. Con el ejemplo anterior y 1.800 euros anuales de suministros, el gasto deducible sería 1.800 × 20 % × 30 % = 108 euros. Si pagas 900 euros de alquiler al mes, podrías deducir además el 20 % del alquiler anual, 2.160 euros.

En el IVA el tratamiento no es idéntico. El alquiler de vivienda está exento, así que no hay IVA que deducir. El IVA de los suministros de una vivienda parcialmente afecta es un terreno más discutido, en el que la Administración exige acreditar el uso real; antes de deducirlo, conviene revisar tu caso concreto.

Vehículo: la gran diferencia entre IRPF e IVA

El vehículo es el gasto más polémico. En el IRPF, los turismos solo se consideran afectos si se usan exclusivamente para la actividad. Un uso privado, aunque sea puntual como ir al supermercado un sábado, impide la deducción. Hay excepciones previstas en el reglamento en las que se admite la afectación aunque exista algún uso privado, como el transporte de mercancías o de viajeros, la enseñanza de conductores, los desplazamientos de representantes o agentes comerciales y los vehículos de alquiler.

En el IVA la regla es más flexible. La ley presume que los turismos están afectos al 50 %, de modo que la mayoría de autónomos pueden deducir la mitad del IVA de la compra o del renting, del combustible y del mantenimiento, aunque no puedan deducir nada en el IRPF. Para deducir un porcentaje superior hay que demostrar un uso profesional mayor, y la carga de la prueba recae en el contribuyente.

Ejemplo: un fontanero paga 450 euros más IVA al mes por el renting de una furgoneta rotulada que solo usa para trabajar. Si puede acreditar ese uso, deducirá los 5.400 euros anuales de cuotas en el IRPF y el IVA completo en el modelo 303. Si en lugar de una furgoneta se tratase de un turismo de uso mixto, en la práctica solo podría deducir el 50 % del IVA.

Dietas y gastos de viaje

Los gastos de manutención del propio autónomo son deducibles en el IRPF si se producen en establecimientos de restauración y hostelería, se pagan por medios electrónicos y tienen lugar en un municipio distinto al de tu residencia habitual y al de tu lugar de trabajo. Los límites diarios son los mismos que para las dietas exentas de los trabajadores: 26,67 euros en España y 48,08 euros en el extranjero, o 53,34 y 91,35 euros si el desplazamiento incluye pernocta.

Por ejemplo, si un consultor con oficina en Madrid come en Toledo con un gasto de 35 euros pagado con tarjeta, podrá deducir 26,67 euros. Si come en Madrid, aunque sea con un cliente, no se trata de una dieta; en ese caso habría que analizarlo como gasto de atenciones a clientes, que tiene un límite conjunto del 1 % del importe neto de la cifra de negocios.

El alojamiento, los billetes de transporte, los peajes y el aparcamiento de viajes profesionales son deducibles por su importe real si se justifican con factura y se puede acreditar el motivo del viaje. Guarda junto a la factura una nota con el cliente o el evento que lo justifica.

Seguros, formación y otros casos frecuentes

Las primas de seguros de enfermedad del autónomo, su cónyuge y sus hijos menores de 25 años que convivan con él son deducibles hasta 500 euros por persona y año, o 1.500 euros en caso de discapacidad. Los seguros vinculados a la actividad, como el de responsabilidad civil profesional, el del local o el de la maquinaria, se deducen sin ese límite.

La formación es deducible cuando guarda relación con la actividad: un curso de fiscalidad digital para un asesor o de un nuevo software de diseño para un arquitecto encaja, pero un máster ajeno a lo que facturas difícilmente se admitirá. Lo mismo ocurre con libros, congresos y cuotas de colegios profesionales.

Ropa de uso común, regalos personales, multas y sanciones, y el propio IRPF no son deducibles en ningún caso. Tampoco lo son los gastos de la vivienda si no has comunicado su afectación en el censo.

IVA e IRPF: dos impuestos, dos reglas

Un error común es pensar que todo gasto deducible en el IRPF lo es también en el IVA. En el IRPF se deduce la base imponible del gasto, y el IVA solo se suma como gasto cuando no puedes recuperarlo en el modelo 303, por ejemplo si tu actividad está exenta de IVA, como ocurre con muchos servicios médicos o de formación reglada. En ese caso, el IVA soportado pasa a formar parte del coste.

Para deducir el IVA en el 303 se exige además factura completa con tus datos, con el IVA desglosado, y que el bien o servicio se destine a operaciones que generan derecho a deducción. La factura simplificada solo sirve si incluye tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA diferenciada. Tienes cuatro años desde el nacimiento del derecho para deducir un IVA que olvidaste incluir.

Ejemplo: compras un portátil por 1.200 euros más 252 de IVA. Deduces los 252 euros en el 303 del trimestre y amortizas los 1.200 en el IRPF, a un máximo del 26 % anual, es decir, 312 euros el primer año completo.

Cómo prepararte ante una comprobación

Hacienda puede revisar tus gastos durante cuatro años desde el fin del plazo de declaración. Conserva las facturas en formato digital ordenadas por trimestre, anota en el libro registro cada gasto con su porcentaje de afectación y guarda pruebas del uso profesional: contratos, correos con clientes, agendas de visitas o fotografías del despacho.

Revisa cada trimestre qué gastos has registrado y compáralos con el trimestre anterior. Si un gasto es dudoso, es preferible no deducirlo o consultarlo antes que tener que regularizarlo después con intereses y, posiblemente, sanción. La calculadora de gastos deducibles te ayuda a estimar el ahorro, y tu gestoría puede validar los casos límite.