Contratar a tu primer empleado en 2026: coste real y pasos

Paso 1: inscribirte como empresa en la Seguridad Social

Antes de contratar a nadie, la empresa, sea una sociedad o un autónomo, debe inscribirse como empleadora en la Tesorería General de la Seguridad Social. El trámite se hace con el modelo TA.6 o por medios electrónicos y asigna un código de cuenta de cotización, que identifica a la empresa en todas sus comunicaciones con la Seguridad Social. Si tienes centros de trabajo en varias provincias, necesitarás un código por provincia.

En la inscripción eliges con qué mutua colaboradora cubrirás los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Además, las empresas están obligadas a relacionarse con la Seguridad Social por medios electrónicos a través del Sistema RED, directamente o mediante un autorizado como una gestoría. Si abres un local u oficina, también debes comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral de tu comunidad autónoma en los 30 días siguientes al inicio de la actividad.

Paso 2: elegir el contrato adecuado tras la reforma laboral

Desde la reforma laboral de 2022 (Real Decreto-ley 32/2021), el contrato indefinido es la regla general y los temporales solo pueden usarse con una causa concreta que debe figurar por escrito. Si no se justifica, el contrato se considera indefinido. Estas son las opciones principales:

• Indefinido ordinario, a jornada completa o parcial: la opción por defecto.
• Fijo discontinuo: para trabajos de temporada o que se repiten en fechas inciertas, con llamamiento según el convenio.
• Temporal por circunstancias de la producción: para picos imprevisibles de actividad, hasta 6 meses (ampliable a 12 por convenio sectorial), o para situaciones ocasionales previsibles de duración reducida, hasta 90 días al año.
• Temporal de sustitución: para cubrir a un trabajador con reserva de puesto, como una baja por nacimiento o una incapacidad temporal.
• Formativos: formación en alternancia, que combina trabajo y estudios, y obtención de práctica profesional, para titulados en los tres años siguientes a acabar sus estudios.

Paso 3: alta del trabajador y comunicación del contrato

El alta del trabajador en la Seguridad Social debe hacerse antes de que empiece a trabajar, nunca a posteriori; se puede tramitar con hasta 60 días de antelación. Trabajar sin alta, aunque sea un día de prueba, es una infracción grave que la Inspección de Trabajo sanciona con multas elevadas.

Después, el contrato se comunica al Servicio Público de Empleo en los 10 días siguientes a su firma, normalmente a través de la aplicación Contrat@. Pide al trabajador que rellene el modelo 145 para calcular su retención del IRPF y pacta por escrito, si lo necesitas, un periodo de prueba: como máximo 6 meses para técnicos titulados y 2 meses para el resto, que pasan a 3 meses en empresas de menos de 25 trabajadores. Si el contrato temporal no supera los 6 meses, la prueba no puede exceder de un mes, salvo que el convenio disponga otra cosa.

Cotizaciones a cargo de la empresa en 2026

La empresa cotiza sobre la misma base que el trabajador: el salario mensual más la prorrata de las pagas extra, con un mínimo de 1.424,40 euros al mes para los grupos 4 a 7 y un máximo de 5.101,20 euros (Orden PJC/297/2026). Los tipos a cargo de la empresa son:

• Contingencias comunes: 23,60 %.
• Desempleo: 5,50 % en contratos indefinidos y 6,70 % en temporales.
• FOGASA: 0,20 %.
• Formación profesional: 0,60 %.
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): 0,75 %.
• Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: según la actividad; para trabajos exclusivos de oficina, el 1,00 %.
• Cotización adicional de 33,62 euros a la finalización de cada contrato temporal de menos de 30 días, salvo en los de sustitución y algunos regímenes especiales.
• Si el salario supera la base máxima, cotización de solidaridad sobre el exceso: entre el 0,96 % y el 1,22 % a cargo de la empresa.

Cuánto cuesta un empleado: ejemplo completo

Supongamos un auxiliar administrativo con contrato indefinido a jornada completa, 24.000 euros brutos anuales en 14 pagas (1.714,29 euros cada una) y trabajo de oficina. La base de cotización mensual es 24.000 / 12 = 2.000 euros.

Cotización mensual de la empresa: contingencias comunes 472,00 euros, desempleo 110,00, FOGASA 4,00, formación profesional 12,00, MEI 15,00 y accidentes de trabajo 20,00. Total: 633,00 euros al mes, 7.596 euros al año, un 31,65 % sobre el bruto. El coste anual del empleado asciende así a 31.596 euros, unos 2.633 euros al mes repartidos en doce.

¿Y cuánto recibe el trabajador? Aporta 130,00 euros al mes a la Seguridad Social (6,50 %) y, soltero y sin hijos, tendría una retención del 13,51 %, es decir, 231,60 euros por paga. Su nómina neta sería de 1.352,69 euros en los meses ordinarios y de 1.482,69 euros en las pagas extra: 19.197,66 euros netos al año. De los 31.596 euros que cuesta, unos 12.400 van a la Seguridad Social y a Hacienda.

Con un contrato temporal, el desempleo sube al 6,70 % y la cotización empresarial pasa a 657,00 euros al mes, 288 euros más al año. A estas cifras hay que sumar otros costes: el servicio de prevención, la gestión laboral, el material de trabajo y los seguros o complementos que imponga el convenio.

Bonificaciones a la contratación

El Real Decreto-ley 1/2023 ordenó los incentivos estatales a la contratación, que se aplican como bonificaciones en la cuota empresarial. No existe una tarifa plana general para contratar trabajadores por cuenta ajena; las ayudas se dirigen a colectivos concretos y casi siempre exigen un contrato indefinido. Algunos ejemplos: la contratación indefinida de personas desempleadas de larga duración, inscritas al menos 12 meses en los 18 anteriores, se bonifica con 110 euros al mes durante tres años, o 128 euros si es mujer o tiene 45 años o más. La de personas con discapacidad parte de 375 euros al mes (4.500 euros al año) durante todo el contrato, con importes mayores para mujeres y mayores de 45 años.

Para disfrutarlas, la empresa debe estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social, no haber sido excluida por infracciones graves y, en general, mantener el nivel de empleo. Las comunidades autónomas, entre ellas la de Madrid, convocan además ayudas propias con plazos y requisitos específicos. Consulta siempre si el perfil que vas a contratar da derecho a alguna antes de firmar, porque muchas se pierden si el alta ya se ha hecho.

Registro de jornada, prevención de riesgos y otras obligaciones

Desde mayo de 2019 todas las empresas deben registrar diariamente el inicio y el final de la jornada de cada trabajador y conservar esos registros cuatro años a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección. Hoy puede hacerse en papel o con medios digitales; el Gobierno tramita un real decreto para exigir un sistema digital, pero a la fecha de esta guía no se ha publicado en el BOE, así que conviene vigilar su aprobación. Elegir ya una herramienta digital fiable facilita el cumplimiento y la adaptación futura.

La prevención de riesgos laborales es obligatoria desde el primer trabajador: evaluación de riesgos del puesto, planificación preventiva, formación e información, y ofrecer la vigilancia de la salud. La mayoría de las pymes contratan un servicio de prevención ajeno, aunque el empresario puede asumirla personalmente en empresas de hasta 10 trabajadores, o 25 con un solo centro, si tiene la formación necesaria y la actividad no es peligrosa.

• Llevar un registro retributivo con los salarios medios desglosados por sexo, obligatorio para todas las empresas.
• Adoptar medidas frente al acoso sexual y por razón de sexo; lo habitual es aprobar un protocolo.
• Ingresar cada mes las cotizaciones, antes del último día del mes siguiente, y las retenciones del IRPF con el modelo 111 trimestral, más el resumen anual 190 en enero.

El convenio colectivo: la norma que fija las condiciones

Antes de fijar el sueldo, identifica qué convenio colectivo te corresponde según tu actividad y tu ubicación: sectorial estatal, provincial o autonómico. El convenio determina el salario mínimo de cada categoría, las pagas extra, la jornada anual, las vacaciones, los pluses y, a menudo, obligaciones como un seguro de accidentes. Puedes encontrarlo en el registro de convenios (REGCON) o en el boletín oficial de tu provincia o comunidad.

Si el convenio fija un salario inferior al SMI, prevalece el salario mínimo interprofesional: 1.221 euros al mes en 14 pagas en 2026 para una jornada completa. Encuadrar mal al trabajador en una categoría o en un convenio es un error frecuente que genera reclamaciones de diferencias salariales de hasta un año de antigüedad y recargos en las cotizaciones. Si tienes dudas, contar con una gestoría desde la primera contratación suele ahorrar más de lo que cuesta.